税務関係のトピック

帳簿・書類の保存について

帳簿や請求書などの書類の保存に関して、保管場所などに問題が生じてくる場合もあるかと思います。帳簿や書類の保存について保存年限・保存方法について確認しておきます。

法人税法上、帳簿や書類の保存期間は確定申告書の提出期限から7年と定められています。ただし平成20年4月1日以降に終了した事業年度に欠損金がある場合は、9年間保存しなければなりません。また平成30年4月1日以降は欠損金の繰越期間が10年になるため、欠損金が生じる場合は10年間保存が必要となります。
　なお、会社法においては、「計算書類」及び「附属明細書」は10年保存が義務づけられており（会社法435条）、「会計帳簿」及び「事業に関する重要な資料」（総勘定元帳や各種補助簿など）も帳簿閉鎖時から10年間の保存しなければならないとされています。
　税務関係書類は保存を怠ると、青色申告の取り消しや消費税の控除が認められないなどのおそれがあるため、書類の処分には注意が必要です。

保存方法については、紙による保存が原則ですが、電磁的記録による保存やスキャナ保存も一定の要件のもと可能となります。総勘定元帳などの帳簿は、最初の記録段階から一貫して電子計算機で作成していれば、要件を満たすことで電磁的記録による保存ができます。契約書や請求書などの書類はタイムスタンプなどの一定の要件を満たすことで、スキャナ保存も可能となります。
　なお、電子データで保存する場合には3ヶ月前までに所轄税務署長に申請し承認を受けることが必要です。

管理関係のトピック

ダブルアサインメントとマルチタスク～仕事の属人化リスクを解消

近年、人手不足問題もあり、女性の活躍推進が大きな課題となっております。大企業では女性の管理職も増えつつありますが、中堅・中小企業においてはまだまだの状況だと思われます。特に、従業員数の少ない中小企業では女性社員の戦力は大きく、担当者本人しか分からないことが多くなっているため、仕事と育児の両立や急な休み等への対応がうまくできないと業務が停滞してしまいます。
　このような状況のリスクを想定した取り組みに「ダブルアサインメント」があります。ダブルアサインメントは、一つの業務に二人の担当者が関わることで、特定の社員しか分からないという状況を防ぐ仕組みです。ダブルアサインメントは属人的になりやすい、より専門的な業務にこそ求められる仕組みと考えられます。
　また、ダブルアサインメントだけでは単に担当者を増やすだけのコストアップになってしまいますので、一人が複数の仕事を受け持つ「マルチタスク」の仕組みを併せて行うことでコスト増を回避しながら社員が互いに補い合う組織とする必要があります。
　ダブルアサインメントの取り組みは、組織運営上のリスク対策として効果が期待されています。