税務関係のトピック

スキャナ保存を検討してみませんか

　昨年に電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存の制度が利用しやすくなりました。
　スキャナ保存とは、企業が作成、受領した請求書、契約書、領収書などの書類をスキャナで読み取って、データ保存し、原本を破棄できる制度です。
　スキャナ保存をする場合、下記の保存要件を満たし、税務署への事前申請が必要となります。

• 書類の作成、入手後に適時にタイムスタンプを付与する仕組み
• 原本と電子データが同一であるかの社内のチェック体制の整備
• 要件を満たしたスキャナ、スマホの用意（既にある場合は確認）
• スキャニングした書類と帳簿との関連性の確保
• 可視性の確保（データを画面上で見れる）
• 検索機能の確保（取引年月日、金額、取引先名等が検索できる）
• 運用規程やシステム概要書の作成

　電子化の申請は、書類を特定できるため、領収書のみを電子化し、請求書は紙で保管するということも可能です。さらに、事業所ごとに対応を変えることも可能です。例えば、経理がある本社では紙で保存し、事業所ではスキャナ保存して本社に送信するという運用も可能です。
　一度、導入によるメリットとデメリットを検討してみてはいかがでしょうか。

管理関係のトピック

会議は踊る？？？～会して議せず、議して決せず、決して行わず・・・

　組織運営においては、日々起きている様々な課題の解決から中長期的な視点での取り組みなど、何かと会議が行われることが多いと思います。しかしながら、ふと感じられるのは、会議の効果ではないかと（当然コストの問題もあります）。
　会議を行う場合、まず大事なことは『何の目的か！？』を考えておくことです。そして、それに応じた準備が必要となりますが、さらに、参加者や進行にも注意が必要となります。

　一般的に会議の種類としては以下の４つに分類できるようです。

1. 意思決定目的
   　意思決定できるキーパーソンの参加が不可欠で、判断材料となる情報の準備が重要になります。
   また、参加人数は最小限であることにも留意が必要です。
2. 情報共有目的
   　伝えたい相手に正確に内容を届けることが必要になります。また、事後にちゃんと伝わっているかの確認も大事です。
3. 教育・啓蒙目的
   　対象者に必要な知識や経験を分かりやすく伝えるもので、参加者が意欲的になれる工夫が大事になります。
4. 企画・アイデア出し目的
   　参加者が広く安心して意見を言える場づくりが重要となります。

しっかりと目的を意識した運営で効果的な会議を目指しましょう！